Problem: Ein volles Postfach ist kein Kandidatenpool
Ein IT-Recruiting-Team mit 15 offenen Stellen bekommt nach einer Messe 80 neue Kontakte. Ohne feste Ablage landen Lebensläufe in Mailordnern, LinkedIn-Nachrichten und einer Excel-Tabelle. Vier Wochen später weiß niemand, wer bereits ein Telefoninterview hatte und wer nur den Erstkontakt erhalten hat. Der teuerste Engpass ist nicht die Suche nach neuen Profilen, sondern die fehlende Nachverfolgung vorhandener Kontakte.
Ursache: Das CRM ist nur so gut wie sein Datenmodell
LuckyHunter bündelt Kandidatenprofile, verknüpft sie mit Vakanzen und macht Lebensläufe durchsuchbar. Trotzdem entsteht keine Ordnung, wenn das Team Statuswerte wie „neu“, „kontaktiert“ und „im Gespräch“ unterschiedlich verwendet. Ein konkretes Beispiel: Wird „kontaktiert“ auch für Bewerber genutzt, die bereits abgesagt haben, liefert jede Filterung falsche Listen. Die Ursache ist kein Tool-Mangel, sondern eine fehlende Definition, wann ein Profil welchen Status erhält.
Lösung: Drei Statuswerte und eine feste Pflegeroutine
Für den Start reichen drei Status: „neu“, „aktiv“ und „abgeschlossen“. Jede Rückmeldung wird als Aktivität mit Datum dokumentiert; zwei Pflichtfelder – Quelle und nächster Schritt – verhindern, dass Profile ohne Kontext im Pool liegen. LuckyHunter kann diese Struktur abbilden, aber die Routine muss im Team entschieden werden. Ein wöchentlicher 20-Minuten-Slot reicht, um alle aktiven Profile auf einen fehlenden nächsten Schritt zu prüfen.
Was das im Alltag konkret bedeutet
Eine Recruiterin filtert nach „Python“, „Linz“ und „aktiv“ und sieht sofort, wer zuletzt kontaktiert wurde. Statt 80 Kontakte einzeln durchzugehen, arbeitet sie eine Liste mit klaren Prioritäten ab. Der Gewinn liegt nicht in mehr Kandidaten, sondern in weniger doppelten Ansprachen und schnelleren Rückmeldungen.
Beispiel: Vom Messekontakt zum Interview
Auf einer Fachmesse sammelt ein Team 60 Kontakte. Diese werden in LuckyHunter importiert und mit der Quelle „Messe“ versehen. Nach fünf Tagen filtert das Team alle Profile ohne Aktivität und verschickt eine kurze Nachfassmail. Nach zehn Tagen werden nur die Profile mit Rückmeldung in den Status „aktiv“ gesetzt; alle anderen erhalten „abgeschlossen“ mit Vermerk. Das Ergebnis ist kein größerer Pool, sondern ein bearbeitbarer: Jedes Profil hat eine Quelle, einen Status und einen nächsten Schritt.
Kennzahl statt Bauchgefühl
Die entscheidende Kennzahl ist nicht die Zahl der gespeicherten Kandidaten, sondern der Anteil der aktiven Profile mit dokumentierter Rückmeldung innerhalb von 48 Stunden. LuckyHunter liefert dafür die nötigen Listen; die Frist legt das Team fest. Wer diese Quote wöchentlich prüft, erkennt Engpässe früher als beim Blick auf die reine Pipeline. Für den Austausch mit anderen Recruiterinnen und Recruitern in Oberösterreich ist https://basecamp-linz.at/ ein naheliegender Anlaufpunkt; die Datenpflege bleibt dennoch eine interne Aufgabe.
